Москва в изоляции – работаем из дома с той же продуктивностью

Вспышка коронавирусной инфекции привела к тому, что все больше российских компаний для безопасности своих сотрудников переходят на удаленный формат работы, не дожидаясь официального распоряжения властей о карантине. Однако не у всех получается сходу настроиться на продуктивный рабочий лад в домашней обстановке. Эксперты компании «Метриум» выяснили, какие факторы могут помешать работе из дома в условиях всеобщего карантина и что изменить в квартире, чтобы действовать столь же эффективно, как в привычном офисном пространстве.

Создать границы

«Вынеси мусор, приготовь покушать, поиграй с детьми»… Первое, с чем столкнется сотрудник, перешедший на удаленную работу – непонимание со стороны семьи. Раз ты все равно сидишь дома, то можешь и отвлечься на несколько минут, чтобы помочь по хозяйству. Минуты превращаются в часы, а дневной объем работы приходится доделывать уже по ночам, уничтожая в себе не только творческий запал, но и всякое желание работать… Еще хуже, если работа связана с общением с другими людьми: партнерами или клиентами по скайпу или телефону. Станут ли серьезные переговоры успешными, если на фоне будут звучать детские голоса или ворчание домочадцев? Как объяснить своей семье, что ты запираешься в отдельной комнате не потому, что устал от них, а потому, что нужно выполнять поставленные руководством задачи?

Прежде всего, определив четкие границы как своего времени, так и рабочей территории. На семейном совете объявите, что в вашей компании объявлен карантин, все сотрудники переведены хоть и на удаленный, но полноценный рабочий день, поэтому вы начинаете трудиться из дома. Повесьте на дверь напоминающую табличку, что в определенные часы комната превращается в офис. Отключите телефон и мессенджеры с семейными чатами. Не будет лишним установить замок – родственники могут отвлекать вас даже из лучших побуждений, чтобы предложить чай или спросить, как дела.

Главный тезис, который необходимо донести до членов семьи – работа на дому отличается от работы в офисе только тем, что не приходится тратить время на проезд. Во всем остальном ваше отсутствие является таким же полным, как если бы вы работали на другом конце Москвы, откуда не сорвешься домой, потому что нужно прямо сейчас вынести ведро или разогреть кашу. И пусть вас с семьей разлучают не несколько станций метро, а всего лишь пятисантиметровая межкомнатная дверь или даже тонкая ширма – вы не дома. Вы на работе.

Определившись с границами территории, нужно обозначить и временные рамки вашего «отсутствия». Но соблюдать их придется как вашей семье, так и вам. Вы же не задерживались в офисе каждый день допоздна? Не задерживайтесь и в условиях удаленной работы. Ваш главный отвлекающий фактор – ваша семья – еще и главный источник вдохновения и мотивации. Она тоже нуждается в вашем присутствии, внимании и помощи. Ваша поддержка нужна им особенно в эти тревожные времена.

Поэтому сделайте отсечку, сигнализирующую об окончании рабочего дня: это может быть звонок будильника или специальная программа, сворачивающая рабочие окна на компьютере. Идеальный вариант – привязать время завершения работы к началу любимого сериала или совместного ужина.

Совет: В корне неверной стратегией будет попытка установить границы через скандал. Мы не срываемся в офисе на коллег, отрывающих нас от дел, не нужно этого делать и на домочадцах, принимающих новый уклад жизни вслед за вами. Воспринимайте этот процесс как испытательный срок на новом месте – притирка к коллективу и новым правилам. Не забывайте, что все члены вашей семьи так же переживают стресс из-за сложной экономической и эпидемиологической обстановки и нуждаются в вашей заботе, поддержке и помощи.

Отсечь развлечения

Одной из распространенных ошибок удаленных сотрудников является нежелание оборудовать дома какую-либо рабочую зону. Зачем тратить время и деньги на обустройство кабинета, если к проекту можно приступить лежа на диване или сидя за обеденным столом? К тому же карантин не вечен, уже скоро он может закончиться, и кажется, что необходимости в переустройстве домашнего быта под рабочие нужды – нет. Но это не так: сосредоточиться на поставленных задачах в квартирном уюте не получится.

Главная задача удаленного сотрудника – создать рабочее пространство, отсекающее доступ к любым домашним соблазнам. Вместе с вашими домочадцами вы и сами должны осознать, что, переступая порог кабинета, шагаете в другую сферу жизни, телепортируетесь из дома в офис, где не может быть любимых сериалов, интересных книг, мягких игрушек из детства или телевизора. И ваш кабинет должен способствовать такому осознанию своим интерьером и функционалом.

Для этого необходимо определить место в квартире, которое будет использоваться только для работы. Не обязательно выделять под это целую комнату, особенно в городских условиях. Постарайтесь прикинуть, сколько места понадобится вам для работы, что должно присутствовать в вашем кабинете, а что будет отвлекать. Исходя из этого, отделите часть комнаты и уберите оттуда все предметы, не относящиеся к работе. Зонировать пространство можно перегородками, мебелью или какими-нибудь дизайнерскими решениями: другим цветом, ступенькой на полу, разницей в освещении. Это позволит психологически проще переключаться между домашними хлопотами и выполнением рабочих задач. Такой подход будет способствовать и организации труда, позволяя систематизировать рабочие материалы. Вы будете уверены, что ваши договоры, журналы или другие документы лежат на рабочем месте и не затеряются в стопке книг или каком-нибудь фотоальбоме.

Организация рабочего кабинета в квартире займет всего несколько часов, но может сэкономить вам кучу времени, сил и нервов. А по завершению карантина и возвращением в офис, комнату вновь можно будет «вернуть в семью».

Совет: Не всегда вдохновение и трудовой настрой приходят в первые минуты и при работе из дома человек нередко пытается их отыскать, возвращаясь из рабочей атмосферы в домашнюю. Заварить чай, погладить кота, почитать книгу, поболтать с родственниками… Чаще всего это приводит к обратному эффекту – работать уже совсем не хочется. Доказано, что максимальная эффективность мозга достигается через 30 минут беспрерывного занятия одной деятельностью. Как бы не были близки домашние развлечения, как бы не хотелось чуть-чуть отвлечься, чтобы дальше «поперло», надо перетерпеть и продолжать работать. Постоянно отвлекаясь на любимые домашние дела, невозможно настроиться на трудовой лад. Даже Александр Пушкин считал, что вдохновение – это умение приводить себя в рабочее состояние.

Установить контроль

Одно из серьезных испытаний для удаленного сотрудника – отсутствие промежуточного контроля его деятельности. В офисе рабочее время сотрудника прописано в штатном расписании, а эффективность его использования достигается за счет дробления задачи и контролируется начальником. Дома у вас таких условий не будет: чтобы посоветоваться с коллегами, уточнить вектор работы у начальства, выяснить какую-то информацию или найти важный документ на общем сервере – вам придется потратить немало времени на звонки или переписки в мессенджерах и по почте.

В таких ситуациях сотрудник может столкнуться с явлением, когда вроде и работал весь день, а обозначить итог своей работы не получается – все рабочее время ушло на переписки, созвоны, уточнения, выяснения… Вроде и устал, а ничего не сделано. Потерял все время на каких-то мелочах, не продвинувшись в своем проекте ни на шаг. Все это – от неэффективного планирования рабочего процесса.

Составление тайминга реализации проекта – практически гарантия его выполнения. Чем он детальнее, тем меньше времени будет потрачено на обдумывание следующего этапа рабочего процесса. Доказано, сколько бы времени не заняло планирование, работа без плана будет дольше. Существует формула 10/90, где 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит до 90% времени при ее решении.

Прописывать этапы работы на день нужно с вечера, закладывая в план и труд, и перерывы на отдых. В этом случае утром не придется долго погружаться в процесс и вспоминать, на чем вы остановились накануне – достаточно посмотреть на свой рабочий график.

Совет: Эффективному тайм-менеджменту и контролю собственного рабочего дня посвящены целые лекции. Создано много практик и хитростей, подстегивающих сотрудников, в том числе и удаленных, максимально интенсивно использовать свои рабочие часы. Общий вывод один: важно осознавать завершение каждого этапа работы. Мозгу требуются определенные отсечки, символизирующие выполнение задачи. Они служат своеобразной наградой, придают ощущение удовлетворенности работой и мотивируют на продолжение творческой деятельности. Такой отсечкой может стать перечеркивание поручения в ежедневнике или переклеивание стикера с задачей из графы «нужно выполнить» на «выполнено».

Наконец-то домочадцы поняли, что ваша работа на дому – хоть и вынужденная, но необходимая мера и с ней нельзя не считаться. Кабинет оборудован, позволяет выключиться из домашних дел и сосредоточиться на проектах. Работа распланирована на всю следующую неделю, с коллегами и партнерами налажены оперативные каналы коммуникаций. В такие моменты может прийти осознание: работаю ли я дома или живу на работе?

Раньше, проводя весь день в офисе, вы скучали по дому и своим родным, торопились обратно к привычному уюту и отдыху. А сейчас, вроде бы, вы и не сильно соскучились, да и возвращаться некуда – вы уже дома. На фоне общего карантина, когда закрываются даже торговые центры, у человека нет возможности сменить обстановку, отвлечься, отдохнуть и вернуть себе творческий настрой. Существует опасность уйти в бесконтрольное пике – день ото дня увеличивая и увеличивая интенсивность и продолжительность работы.

Чтобы этого не случилось, нужно не лишать себя радостей и развлечений. К тому же с любимыми домочадцами это максимально просто сделать. Устраивайте по вечерам совместные игры: турниры в эрудит или что-где-когда, организуйте всеобщий просмотр фильма, пригласите соседей на чаепитие. Кстати, карантин – хороший способ наладить дружеские отношения с соседями! Вирус рано или поздно исчезнет, а ваша семья и новые друзья, появившиеся за этот период вынужденной работы из дома – останутся с вами навсегда.