Выбор системы управления задачами. Что следует знать?

Необходимость в автоматизации и повышении эффективности управления заданиями и проектами рано или поздно проявляет себя в процессе жизнедеятельности каждой организации. К вопросу подбора системы управления нужно подойти крайне ответственно, ведь от способности системы удовлетворять нужды компании зависит качество исполняемых сотрудниками задач.

Главная задача любой системы управления – обеспечить комфортное и достаточно функциональное «рабочее место» пользователя. Мы привели несколько критериев выбора системы управления задачами, наиболее подробно описывающих на что именно необходимо обратить внимание, и какие моменты стоит учесть при выборе системы.

Платные или бесплатные?

Это, пожалуй, самый первый вопрос, которым задаются специалисты компаний, ответственные за выбор системы управления. Ответ на этот вопрос зависит от того, какие цели и задачи вы ставите перед собой. Бесплатные системы – это, конечно, не сыр в мышеловке. Они обладают достаточным функционалом, чтобы решить не сложные задачи. Но, как правило, обладают рядом ограничений, которые рано или поздно дают о себе знать.

Оцените свои финансовые возможности. Если ваш выбор остановился на платном решении, вам необходимо также учесть несколько факторов:

Условия предоставления и использования ПО. Можно выделить 2 основных варианта. Онлайн сервис, где оплата за предоставление доступа к системе взимается помесячно (иногда поквартально или ежегодно). Стоимость услуг сервиса также включает плату за предоставление места на файловом хранилище и оказание технической поддержки. Главным недостатком такого подхода является то, что при несвоевременной оплате вы, скорее всего, потеряете доступ к своим данным. Второй вариант подразумевает разовую оплату ПО в полном объеме. При этом техническая поддержка в первый год использования предоставляется бесплатно, далее – по договору оказания постгарантийных услуг. В данном случае, если вы откажетесь платить за техническую поддержку, вы не потеряете доступ к системе, однако услуги поддержки оказываться не будут.

Второй момент – если вы решили установить ПО на собственный или специализированный сервер дата-центра, вам необходимо определиться с исполнителем проекта внедрения. Проект внедрения системы подразумевает установку нужного ПО, его настройку соответственно нуждам и требованиям заказчика, а также обучение пользователей работе в системе. Если у вас есть продвинутая ИТ-служба, то возможно, справиться с задачей вы сможете собственными силами. В противном случае, вам необходимо воспользоваться услугами компании-интегратора или продавца решения. Очень важно учесть эти расходы, при составлении бюджета проекта.

Функциональность и интеграционные возможности решения

Если для решения каждой управленческой задачи устанавливать не взаимосвязанные программы и приложения, в конечном итоге это может привести к беспорядку не только в информационном пространстве компании, но и в головах пользователей, что непременно скажется на качестве выполнения работ. Учитывая тот факт, что все бизнес процессы предприятия тесно взаимосвязаны и переплетаются друг с другом как единый рабочий механизм, то и система управления заданиями должна иметь возможность интегрироваться в общее информационное пространство.

Идеальным решением данной задачи могут стать более зрелые и функциональные системы класса ECM (Enterprise Content Management. Они включают в себя функции электронного документооборота, корпоративного хранилища данных организации, а также возможность управления заданиями и совместной работой над проектами. В качестве примера можно привести ECM систему «eDocLib: Актив Бизнес», которая помимо всего вышеперечисленного включает модуль управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), что позволяет вести всю информацию по работе с клиентами (от первичного интереса до сделки) и отслеживать актуальное состояние дел. Система имеет возможность интеграции с почтовым клиентом Outlook, а также с системой управления официальным сайтом компании. Это позволяет автоматизировать все основные бизнес процессы предприятия, сэкономить время и силы на рутинные операции.

Облако или свой сервер?

Существует 3 варианта развертывания системы:

В облаке производителя системы

В частном облаке (пр. сертифицированного дата-центра)

На собственном сервере

А теперь рассмотрим каждый вариант в частности, выделив достоинства и недостатки.

Облако производителя системы – наиболее выгодное с финансовой точки зрения решение. Поставщик уже подготовил все необходимые ресурсы для запуска, потому развертывание системы не потребует много времени и не доставит особых хлопот. Однако такой вариант имеет несколько важных минусов: невозможность доступа к данным при отсутствии интернет-подключения, сложность интегрирования системы в информационное пространство компании, ограниченность серверных настроек и обслуживания системы (все настройки сервера выполняет поставщик системы, вы не имеете доступа к функциям администрирования).

Частное облако. Это практически тоже, что и в первом случае, однако сервер для развертывания предоставляется не производителем системы, а другой компанией. Способ также обладает экономической выгодностью, однако развертывание системы потребует дополнительных сил и средств. В отличие от первого варианта, здесь больше возможностей для интеграции, так как вы будете иметь доступ к «ядру» системы, и сможете самостоятельно выполнить необходимые настройки. Техническое обслуживание в данном случае может производиться как собственными силами, такие и производителем системы.

Собственный сервер - наиболее затратный вариант развертывания системы, но при этом самый «Гибкий» и безопасный. Для установки системы на собственный сервер, необходимо чтобы аппаратное и программное обеспечение отвечало требованиям, указанным в спецификации решения. Внедрением и поддержкой программного продукта может заниматься как сам производитель системы, так и ваша ИТ-служба. Принципиальное преимущество данного способа заключается я в максимальной гибкости интеграции системы в информационное пространство компании. Несомненным плюсом также является доступность системы при отсутствии подключения по сети интернет. Однако, если у вас нет квалифицированного ИТ-персонала, развертывание системы на собственном сервере навряд ли подойдет вам.

Возможность конфигурирования

Если ваши бизнес процессы специфичны (а зачастую именно так), «деревянная» система управления, без возможности конфигурирования под нужды организации, вам точно не подойдет. При выборе системы, вам стоит обратить внимание на гибкость настроек, таких как разграничение прав доступа, создание уникальных маршрутов движения, рубрикаторов и т.д. Кроме того, система должна обладать возможностью масштабирования и периодически обновляться.

Техническая поддержка

В нашей статье мы рассматривали 2 варианта обслуживания системы: собственными ИТ-специалистами, и службой технической поддержки производителя решения. Предпочтительней, как с экономической, так и с профессиональной точки зрения, второй вариант.

Если вы нуждаетесь в технической поддержке производителя системы, настоятельно рекомендуется перед покупкой и внедрением решения ознакомиться с условиями предоставления услуг службы, и выбрать для себя оптимальный вариант.