Управление запасами: опыт рынка

Одним из самых мощных инструментов увеличения доходности компании является правильное управление запасами. Сегодня предприятия используют различные методы и модели управления, пытаясь улучшить существующие процессы закупки, хранения и обеспечения производства и продаж. Для контроля данных процессов используется различное программное обеспечение и модели. А как это действует на практике? Об этом мы решили узнать у ведущего украинского производителя масел и смазочных материалов - компании «Агринол».

Сегодня, в производственном процессе компании «Агринол», доля иностранного сырья составляет 70-80%. С учетом больших объемов потребления сырья, «Агринол» не имеет географических ограничений в поставках, и рассматривает партнеров по закупке практически во всех странах мира. Работая с производителями мирового уровня, а это несколько тысяч компаний, персонал «Агринола» использует программные продукты и подходы в области снабжения, которые полностью соответствуют лидерским позициям компании.

В процессе централизованного снабжения компании «Агринол» задействовано около 10 человек.

Автоматизация процессов

Правильный складской учет является базой и основой корректного управления запасами. Ведь если расчеты будут производиться на основе неверных данных, то не помогут ни сложные формулы, ни программы. Если на входе будут неверные данные, на выходе результаты тоже будут ошибочны.

«Мы создаем нормативную базу по каждой номенклатурной позиции и ежедневно сопоставляем фактический остаток с существующим нормативом, - рассказывает ведущий менеджер отдела снабжения, Евгения Солонская. – Планируя уровень запасов, наша компания учитывает заявки отдела реализации, срок выполнения заказа, сезонность и иные факторы. Кроме того, работники отдела снабжения совместно с производственным отделом и отделом реализации рассчитывают оптимальный страховой запас для предотвращения дефицита сырья».

Вести складской учет, а значит — контролировать приход товара от поставщиков, складские остатки, списание в производство и отгрузки клиентам, используя неспециализированные программы, может позволить себе небольшая фирма с незначительным количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания «вырастает», ей необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе – обязательная составляющая современной компании.

По словам руководителя проектов оптимизации компании «Агринол», Игоря Линцова, на данный момент проходит интеграция нескольких программ учета - 1С7, 1С8, «самописных» программ, в единую корпоративную систему. «Вскоре все подразделения будут использовать единую информационную базу. – рассказывает Игорь Линцов. - Это должно привести к экономическому эффекту за счет точных и своевременных заказов и оптимизации размеров запасов, улучшить качество принимаемых управленческих решений. Без автоматизации процесс снабжения был более трудоемким и менее оперативным. И вопрос не только в простом использовании программного обеспечения, а скорее в улучшении подходов, которые закладываются в систему закупки и правильного структурирования этого процесса. С масштабированием бизнеса, методы, которые были оптимальными вчера, уже не применимы к текущему уровню развития компании».

Компания «Агринол» целенаправленно выбрала отечественную автоматизированную систему учета — 1С8. Как рассказывает Игорь Линцов, при выборе оптимального решения, рассматривали программное обеспечение от мировых компаний-лидеров, в том числе — немецкой SAP, американской Oracle и т.д. Но соотношение удобства использования и полной стоимости внедрения западного программного обеспечения и продуктов 1С стало основным фактором выбора отечественного производителя. К тому же западные программы имеют множество ограничений, связанных с разработкой сугубо под западные системы бухгалтерского и финансового учета, не принимая во внимание специфику украинского законодательства и учета.

Факторы влияния

В использовании методов и моделей управления запасами нет стандартных схем. Они индивидуальны для каждой компании, и могут корректироваться одновременно с изменениями в окружающей бизнес среде и стратегиями развития. Но размеры капитала, вложенного в запасы, а также потери, связанные с дефицитом, требуют пристального внимания и управления.

«Управление запасами это сложный процесс, потому что на их потоки (формирование запасов, управление остатками, расходование ТМЦ со складов) влияет много параметров, которые необходимо учитывать», - говорит Игорь Линцов. – При этом важно понимать, что кроме внутренних и, соответственно, управляемых факторов, существуют неуправляемые экономические параметры, например, курс доллара, биржевая стоимость сырья, прочие макроэкономические показатели. И эти внешние параметры также должны быть учтены при снабжении. Также, на величину складских запасов влияет стоимость денег, которые «замораживаются», сезонность, складские площади, сроки годности и качественные параметры сырья, сроки и стоимость логистики и прочее.

Компания «Агринол» старается оптимизировать величину складских остатков: поддерживать высокий коэффициент оборачиваемости, чтобы запасы своевременно переходили в производственный процесс, но при этом обеспечивать бесперебойное производство и оптимальную цену закупки. Также мы работаем с потерями и стремимся, чтобы сырье, которое поступило, было максимально использовано в производстве».

Также в компании «Агринол» существуют и применяются высокие требования к качеству сырья. На предприятии производится входной контроль каждой партии. «Основные виды сырья мы проверяем при приеме путем отбора и анализа проб на сертифицированной по международным стандартам лаборатории, - рассказывает Евгения Солонская. – Менеджер по закупке перед каждой сделкой должен провести комплекс коммерческого мониторинга и предоставить руководителю отдела отчет о поставщиках, ценах, условиях закупки. При этом ответственность менеджера по снабжению не заканчивается в момент, когда товар привезли на склад и передали кладовщику, он отвечает за применение сырья в производстве и качество конечного продукта».

Оптимизация за счет складских запасов

По опыту работы компании «Агринол», Игорь Линцов рассказывает, что издержки можно и нужно оптимизировать, в том числе — за счет управления складскими запасами. «Если стоит задача увеличить прибыль компании вдвое, можно двигаться двумя путями: или увеличить продажи на 50%, или же снизить затраты на 25%» - говорит представитель компании. – Компания «Агринол» же предпочитает использовать оба метода совместно. Сейчас производители перестают использовать демпинг и прочие методы ценовой конкуренции как основные или единственные, а предпочитают оптимизировать свои издержки. Это означает что тот, кто купит наиболее выгодно, кто сможет с минимальными издержками обеспечить потребность клиентов в качественной продукции, тот и будет эффективным на рынке. Поэтому задача снабжения компании «Агринол» – выдержать ожидаемый нашими потребителями высокий уровень качества при обеспечении оптимального уровня издержек».

В компании «Агринол» не останавливаются на достигнутом. Руководство компании уверено, что затраты на обучение сотрудников, разработку стратегий и моделей управления запасами, на внедрение автоматизированных инструментов несоизмеримы с потерями, которые возникают при неэффективном управлении снабжением. Поэтому персонал компании «Агринол» систематически посещает обучающие семинары и конференции. В прошлом месяце представители отдела снабжения побывали на семинаре «Управление запасами», организованным «Энциклопедией бизнеса».

«Основная цель посещения подобного семинара - получить новые знания, увидеть методики и наработки, которые существуют в области снабжения. С другой стороны – мы хотим сравнить опыт «Агринол» с опытом других компаний, - делится впечатлениями Игорь Линцов. - Мы стараемся быть лидерами не только в области продаж и качества продукции, но и в области построения внутренних бизнес-процессов. А процесс снабжения - это один из основных факторов, влияющих на рыночный имидж компании и ее финансовую успешность».

Компания «Агринол» работает на рынке с 2000 года. Сегодня компания- крупнейший украинский производитель масел и смазочных материалов. Продукция компании насчитывает более 500 наименований и продается на территории Украины, Европы, Азии (более 20 стран мира).

C 2009 года компания является членом Европейского института смазок (European Lubricating Grease Institute — ELGI), с 2012 года — член Национального института пластичных смазок США (National Lubricating Grease Institute — NLGI).