Как выбрать процессную систему или электронный документооборот

Ежедневно десятки ИТ директоров встают перед задачей автоматизации бизнес-процессов. На рынке предлагается широкий спектр готового программного обеспечения отечественного и иностранного производства. Как выбрать ИТ директору, работающему в сфере малого и среднего бизнеса, наиболее оптимальную для него систему, какими критериями руководствоваться, на что следует обратить внимание?

Предлагаем на ваше рассмотрение краткий roadmap выбора процессной системы. Задача статьи — показать возможные развилки принятия решений, которые, возможно, возникнут у вас. Сразу зафиксируем, что система управления бизнес-процессами (или проще «процессная система») является общим случаем системы электронного документооборота. Понятие «система электронного документооборота» популярно в России в связи с активной автоматизацией государственных учреждений, но возможно, вам нужна не она, а именно процессная система.

Во-первых, если вы работаете в государственной компании, то сначала есть смысл рассмотреть системы, сосредоточенные на электронном документообороте для госучреждений. Самой известной системой, название которой сразу приходит в голову, является «Directum» российской разработки — классическая система электронного документоооборота. Да простят меня коллеги, но эта система, когда я имел с ней опыт работы, оставила у меня впечатление неудобной и медленной, со странными интерфейсными решениями. Тем не менее Directum идеально подходит под менталитет общего отдела, канцелярии или любой аналогичной службы в госучреждении, как бы она ни называлась. Система уже имеет преднастроенные бизнес-процессы, в ней реализован достаточно удобный механизм поручений, большой массив других полезных функций и справочников и функций, и в итоге после установки с вероятностью 90% соответствует требованиям заказчика. В реальных процессах ничего по сути не меняется, только документы перемещаются между кабинетами не на бумажном носителе, а в виде сканов или в лучшем случае документов Word (которые в итоге все равно необходимо распечатывать).

Одним словом, для госучреждений наиболее разумно приобретать систему с уже готовой начинкой, ни в коем случае не надо описывать процессы и настраивать систему под них. Гораздо проще «продавить» существующую организацию работы госучреждения под преднастроенные функции и процессы, которые уже есть в системе документооборота. Почему так? Объяснение очень простое: в любом случае вы встретите сопротивление внедрению системы, и адаптация системы под требования заказчика это сопротивление не уменьшит, а оставит на том же уровне. В результате попытки адаптации не приводят к экономии проекта и не уменьшают затраты на борьбу с коллективом госучреждения.

Второй важный вопрос — сколько клиентов будет у процессной системы (системы документооборота). Если счет идет на тысячи, и там, где они работают, медленное или неустойчивое интернет-соединение, то есть нет возможности работать толстым клиентом, то тогда выбор стоит сделать однозначно в пользу http протокола и решений, основанных на веб. Имейте в виду, что все поставщики скажут, что работают с веб, однако вам не нужен медленный документооборот и в этом случае у вас вариантов не так много. Например, Elma не первый год развивает свою платформу, SharePoint можно настроить под любые ваши потребности; Terrasoft или Bitrix – решения не самые универсальные, но тоже основанные на веб. Но еще раз повторюсь: этот критерий ставится во главе угла, если вы не планируете развивать инфраструктуру клиентов системы, а пускаете все на самотек через интернет. Локальное ПО всегда будет лучше в работе, чем документооборот через любой, даже самый хорошо сделанный сайт, но если альтернатива с локальным ПО для вас невозможна, значит ваш вариант работа через веб.

Если вы не госучреждение и ваша инфраструктура не раскидана по всему миру, это означает, что вы можете себе позволить локальное ПО или толстого клиента. Практически все современные учетные системы масштаба предприятия имеют в своем составе процессные движки, вопрос только в настройках. Может вы не задумывались, но все нужные вам функции и процессы уже есть в 1С, Microsoft, SAP; осталось только их настроить и начать работать. Что установлено у вас?

И действительно, вы обнаруживаете, что у вас все необходимое ПО уже есть, обращаетесь к своему любимому разработчику и он настраивает процессный движок под вашу исключительную ситуацию. Конечно, ему придется выполнить полную бизнес-аналитику, настроить все с нуля, но в результате вы получите:

- Продукт, полностью настроенный под ваши нужды,

- 100% интеграцию — единые справочники, единые документы, бесшовную автоматизацию и т.д.

То есть налицо идеальный, однако требовательный к инфраструктуре и, возможно, весьма затратный вариант автоматизации. Теперь задумаемся, по каким причинам этот идеальный вариант может не получиться у вас:

1.Уже используемое у вас ПО не выполняет существенную долю автоматизации, поэтому его развитие в направление процессной системы будет дорого. Простой пример: у вас 10 лицензий для автоматизации финансов, а для документооборота требуется еще 90. Это очень дорого, у вас таких средств нет.

2.Вам не важна интеграция новой процессной системы документооборота в единую корпоративную информационную систему, то есть документооборот сможет существовать сам по себе, а, например, финансы — сами по себе.

3.Есть какие-то экзотические требующиеся вам функции системы, которые неперспективно делать на существующей платформе.

Мой совет в связи с вышеперечисленным очень прост. Не связывайтесь с интеграцией - на неё уйдут все ваши свободные средства, и остальные проблемы померкнут по сравнению с этой. Если задача интеграции существует, то экономия на лицензиях — это капля в море, и для вас оптимально будет организовать документооборот на системе, которая уже внедрена на предприятии. Как оценить, важна ли задача интеграции? Посмотрите обмен между процессной системой и финансовым учетом, сколько реальных заказов требует выставления счетов и оплат. Если их 10 в месяц, то тогда интеграция не важна, если их 10 в день – тогда возможность полноценной интеграции является ключевым требованием к системе.

Дальше выбор осуществляем по известным критериям — насколько доступен вам разработчик - интегратор вашей системы. Если он в прямом смысле далеко, и вы решаете задачу интеграции, то тогда большая часть бюджета уйдет на его транспортные расходы. Если он рядом, возможно вы сможете интегрировать разнородные решения в единое целое. «Рядом» – это не фигура речи, ваш подрядчик должен быть максимально близок, в соседнем кабинете, через дорогу или хотя бы в одном городе с вами. Забудьте о разработке через интернет и с разрывом в +7 часов: недостаточная оперативность убьет проект.

Также важно понимать, что интеграция бывает разная. Если вы планируете согласовывать в системе сканы бумажных документов (электронный документоооброт или docflow), то вам потребуется интеграция справочников. В принципе, это не очень сложная задача, и можно взять две разные системы и связать их. Но если вы хотите «гонять» по системе электронные формы (workflow в принятой терминологии), то вам потребуется интеграция и справочников, и документов. Я неоднократно слышал от разработчиков ПО, что они могут сделать всё необходимое, запрограммировать документы в обоих системах и связать их. Представьте себе объем работы и затрат в этом случае: если мы изменяем бизнес-процесс в одной системе, то надо делать изменения документов и в другой системе.

Подытоживая, еще раз отмечу, если у вас workflow задача, и в течение дня происходит согласование, выписка документов на оплату, то есть масса действий, относящимся к разным функциональным системам (финансовый учет, процессное управление, CRM и т.д.), имеет смысл строить документооборот на единой системе для всего предприятия, которая у вас скорее всего уже эксплуатируется. В противном случае, если у вас есть какие-либо другие специфические требования (например, много клиент-менеджеров, работающих через интернет), можете смело удваивать бюджет: интеграция – вещь прожорливая.

Отдельно хотелось бы сказать несколько слов в защиту отечественного разработчика – 1С. Начиная с версии 8.0 в ядре системы есть процессный движок. Он не доведен до полноценной процессной системы или системы электронного документооборота, но есть ряд недорогих разработок, закрывающих эту задачу. Например, для классического электронного документооборота есть продукты 1С Документооборот (разработчик 1С), Документооборот Питер Софт (разработчик ПитерСофт). Сегмент workflow отлично закрывает К.СУП (разработчик Константа Нижний Новогород) и ряд более мелких поставщиков. Покупая эти надстройки к уже используемой у вас для учета 1С, вы автоматически решаете задачу интеграции и получаете единый монолитный продукт.