В «АЗС-Сервис», дочернем предприятии ЗАО «Татнефть-Архангельск» внедрена система электронного документооборота «ДЕЛО»

Научно-производственная фирма (НПФ) "ИнфоИнжиниринг" - региональный представитель компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) в Татарстане - недавно завершила работы по вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота "ДЕЛО" (разработчик - ЭОС) в ООО "АЗС-Сервис", дочернем предприятии ЗАО "Татнефть-Архангельск", которое поддерживает сеть автозаправочных станций в Архангельской области. Исполнитель проекта находится в Казани, заказчик – в Архангельске, а все работы были проведены дистанционно, без выезда специалистов на объект.

Хотя у ЭОС есть дистрибьюторы по всей стране, не исключая, конечно, и Архангельскую область, фирма "АЗС-Сервис" обратилась в Казань. Причина в том, что внедрение осуществлялось, в первую очередь, с целью обеспечения оперативного взаимодействия "АЗС-Сервиса" со смежными организациями - холдингом "Татнефть" и тремя его филиалами, находящимися в Москве и Санкт-Петербурге, а также аффилированными предприятиями в Альметьевске и в Киеве. Во всех этих компаниях документооборот и делопроизводство автоматизированы на основе системы "ДЕЛО". Масштабный проект по ее внедрению в "Татнефти" с 2000 года осуществляла НПФ "ИнфоИнжиниринг", так что решение архангельской фирмы воспользоваться услугами того же подрядчика было вполне естественным. В 2006 году проект полностью перешел к специализированному подразделению "Татнефти" - управлению "ТатАСУНефть". В данный момент в нефтяном холдинге система «ДЕЛО» используется на 3500 рабочих местах.

В рамках проекта в «АЗС-Сервис» все работы проводились в удаленном режиме. Заказчик предоставил казанским специалистам ограниченный контролируемый доступ в свою локальную сеть по защищенному интернет-каналу (VPN). В случаях, когда требовалась непосредственная связь (например, при опросе сотрудников), применялась IP-телефония.

Пользуясь этими двумя каналами, сотрудники НПФ "ИнфоИнжиниринг" провели необходимое обследование делопроизводственных процессов заказчика и выработали рекомендации по их оптимизации, а также регламентирующую документацию. Все необходимые настройки системы на сервере и на рабочих местах, обучение и методическая поддержка делопроизводителей и пользователей также проводились в удаленном режиме по VPN. В настоящее время внедренная система успешно работает на 11 рабочих местах, обеспечивая как "безбумажный" внутренний документооборот, так и автоматизированное документное взаимодействие со смежными организациями.