Главная Автотранспорт и затраты Аренда



Аренда
05.12.12 14:06
Аренда

Эксплуатировать чужое транспортное средство можно двумя способами:

1) выплатить сотруднику компенсацию;

2) заключить договор аренды.

Договор аренды – один из самых распространенных на практике договоров. Взяв в аренду автомобиль, организация-арендатор несет, помимо арендной платы, и иные расходы, связанные с автомобилем, эксплуатационные расходы и расходы на ремонт (текущий или капитальный) и капитальные вложения.

Основным законодательным актом, регулирующим отношения, возникающие в результате заключения и исполнения договора аренды, является гл. 34 «Аренда» ГК РФ. Для аренды транспортного средства нужно использовать положения:

1) общего характера (§ 1 «Общие положения об аренде»);

2) специального характера (§ 3 «Аренда транспортных средств»).

К договору аренды транспортного средства предъявляются следующие требования:

1) заключается в письменной форме;

2) не нужна государственная регистрация, осуществляемая в соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», так как транспортное средство не признается недвижимостью. По этой же причине положения данного Закона, обязывающие проводить государственную регистрацию обременения прав на недвижимое имущество, не распространяются на аренду автомобиля. Арендодателем может быть не любое лицо, а лишь собственник имущества либо лицо, уполномоченное сдавать его в аренду законом или собственником. Вследствие несоблюдения этого требования договор может быть признан недействительным.

Объектом договора являются транспортные средства. В договоре нужно индивидуализировать имущество, чтобы его можно было точно установить. Это требование п. 3 ст. 607 ГК РФ, в котором говорится о том, что при несоблюдении этого критерия условие об объекте аренды признается несогласованным, а договор – незаключенным.

Договор аренды заключается на указанный в нем срок, в противном случае он считается заключенным на неопределенный срок. В последней ситуации любая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив другую сторону за 1 месяц.

Статьей 614 ГК РФ предусмотрены различные виды арендной платы. Для аренды транспортных средств наиболее распространены платежи в твердой сумме, вносимые периодически. Их размер может изменяться сторонами не чаще 1 раза в год. Если стороны хотят учитывать процент инфляции, курс валют, они могут установить поправочный коэффициент, учитывающий эти изменения. В этом случае размер арендной платы может изменяться чаще 1 раза в год, при этом условия договора не будут противоречить ограничению, так как установлен не платеж в твердой сумме, а лишь механизм его расчета.

Например, в договоре может быть указано, кто оплачивает:

1) коммерческую эксплуатацию автомобиля, в том числе ГСМ и иные материалы, используемые при эксплуатации;

2) страхование автомобиля и гражданской ответственности, предусмотренные законом или договором.

Если это не оговорено договором, то по умолчанию эти расходы несет арендатор.

Условия договора имеют большое значение для признания расходов арендатора экономически оправданными. Так, если в нем сказано, что ГСМ оплачивает арендодатель, то арендатор не вправе учесть оплату бензина. Организация-арендатор, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть расходы на содержание арендованных транспортных средств без экипажа и страхование гражданской ответственности их владельцев при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, если договорами аренды обязанность по оплате таких расходов не возложена на иных лиц (письмо УФ НС от 20.11.2006 г. № 18–11/3/102521).

У арендатора должно быть документальное подтверждение того, какие материалы (работы, услуги) были приобретены и для какого транспортного средства. Нужно обосновать необходимость и целесообразность расходов, которые учитываются по оплате.

Транспортное средство передается арендатору и обратно арендодателю по акту приема-передачи, в котором отражаются дата передачи имущества, какое и в каком состоянии передано имущество; акт подписывается сторонами.

Если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи транспортного средства, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и у организаций есть основание для учета сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор). Данные основания возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг в виде аренды ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрено.

Если организация, руководствуясь письмом ФНС РФ от 05.09.2005 г. № 02-1-07/81, не составит акта оказанных услуг, то в этом случае появляется риск, что налоговая инспекция в ходе налоговой проверки признает расходы необоснованными. Если же в договоре не оговорены сроки составления акта оказанных услуг, то акт должен составляться так часто, чтобы можно было признать расходы арендатора обоснованными (ежемесячно).

Рассмотрим ситуации, когда арендатор при несоблюдении арендодателем требований ГК РФ вправе не платить арендную плату. Согласно п. 2 ст. 611 ГК РФ арендодатель должен передать транспортное средство вместе с принадлежностями и документами, например техпаспортом, если иное не указано в договоре. Допустим, документы не были представлены в срок, а без них арендатор не может эксплуатировать автомобиль в соответствии с его назначением или в большой степени лишен того, на что он мог рассчитывать при заключении договора. В этом случае он может потребовать от арендодателя эти принадлежности и документы, расторжения договора и возмещения причиненных убытков.

Президиум ВАС РФ в информационном письме от 11.01.2002 г. № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой» сделал вывод, которым может воспользоваться арендатор автомобиля: если арендодатель передал арендатору имущество без документов, отсутствие которых исключает эксплуатацию объекта аренды, арендная плата не подлежит взысканию. Иначе арендатор вправе не платить арендную плату до тех пор, пока соответствующие документы не будут представлены арендодателем.

Если же арендодатель не предоставил арендатору в установленный в договоре срок транспортное средство, от него можно потребовать либо имущество, либо расторжения договора, а также в обоих случаях – возмещения убытков. До передачи автомобиля после оговоренного в договоре срока арендатор вправе не платить арендную плату.

При эксплуатации транспортного средства постоянными являются затраты на бензин. Приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2006 г. 03-03-04/2/1 «Об учете для целей налогообложения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей»).

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм (Разпоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте“):

1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии;

2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:

3) автобуса, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;

4) самосвала, где учитывается снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);

5) транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров (л/100 ткм) при проведении транспортной работы грузового автомобиля учитывает дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом или с использованием установленных ранее коэффициентов на каждую тонну перевозимого груза, массы прицепа или полуприцепа – до 1,3 л/100 км и до 2,0 л/100 км для автомобилей, соответственно, с дизельными и бензиновыми двигателями, – или с использованием точных расчетов, выполняемых по специальной программе-методике непосредственно для каждой конкретной марки, модификации и типа АТС.

Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах бензина или дизтоплива;

2) для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе (СНГ) – в литрах СНГ;

3) для автомобилей, работающих на сжатом (компримированном) природном газе (СПГ) – в нормальных метрах кубических СПГ;

4) для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м с одновременным указанием нормы расхода дизтоплива в литрах, их соотношение определяется производителем техники (или в инструкции по эксплуатации).

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 х Hs x S x (1 + 0,01 х D),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. При аренде автомобиля обязанность страховать автомобиль и гражданскую ответственность законодательство возлагает на арендатора. Поэтому условия договора не должны противоречить данному требованию.

В бухгалтерском учете оплата страхового полиса учитывается в расходах будущих периодов, если организация уплачивает единый взнос за весь период действия полиса или один раз за год. В этом случае составляются следующие проводки:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» – перечислен платеж страховой компании (вся сумма по договору);

Дебет счета 97 «Расходы будущих периодов»,

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – сумма платежа учтена в составе расходов будущих периодов;

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»,

Кредит счета 97 «Расходы будущих периодов» – ежемесячно часть платежа списывается в расходы.

Бухгалтерский учет у арендодателя:

Дебет субсчета 01-2 «Автомобиль, сданный в аренду»,

Кредит субсчета 01-1 «Автомобиль в эксплуатации» – отражена передача автомобиля в аренду;

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» – учтена ежемесячная сумма причитающейся к получению арендной платы;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – начислена ежемесячная сумма амортизации объекта;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – отражена причитающаяся бюджету сумма НДС по арендной плате;

Дебет счета 51 «Расчетные счета»,

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – поступила текущая сумма арендной платы;

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» – перечислена в бюджет сумма НДС;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» – подведен ежемесячный итог от сдачи объекта основных средств в аренду;

Дебет субсчета 01-1 «Автомобиль в эксплуатации»,

Кредит субсчета 01-2 «Автомобиль, сданный в аренду» – отражен возврат автомобиля из аренды.

Смысл проводок у арендатора состоит в том, что они отражают постановку арендованного объекта на забалансовый учет, начисление текущих арендных платежей (с учетом НДС) и их перечисление арендодателю.

Бухгалтерский учет у арендатора:

Дебет счета 001 «Арендованные основные средства», – поступил арендованный объект основных средств;

Дебет счетов 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»),

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – отражена задолженность по текущему арендному платежу (без НДС);

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – учтен НДС по текущему арендному платежу;

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» – перечислена арендная плата;

Кредит счета 001 «Арендованные основные средства», – объект основных средств возвращен арендодателю.

Если в договоре аренды автомобиля не указано, кто несет расходы на капитальный и текущий ремонт, то данная обязанность возлагается на арендатора, который вправе их учесть на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для обоснования необходимости проведения ремонта комиссия, созданная в организации, составляет акт технического осмотра и дефектную ведомость. В них указываются работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, предназначенные для замены детали. На основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Списание расходов на ремонт в бухгалтерском учете отражается в зависимости от того, собственными силами он осуществлен или с привлечением сторонних организаций.

Для ремонта автомобиля организация может приобрести запчасти, и на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ они могут быть учтены в составе расходов на ремонт основных средств. В качестве подтверждения понесенных затрат должны быть представлены документы, свидетельствующие об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами – документы, подтверждающие оплату использованных деталей. Для замены изношенных деталей запчасти обычно приобретает подотчетное лицо (водитель, который в этот же день может осуществить замену).

Если арендатор за период аренды выявил недостатки транспортного средства, тогда нужно руководствоваться ст. 612 ГК РФ, согласно которой арендодатель отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие его использованию, даже если на момент заключения договора аренды он не знал об этих недостатках. При их обнаружении арендатор вправе:

1) потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков;

2) удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;

3) потребовать досрочного расторжения договора.

Следовательно, арендатор может возместить свои расходы только за счет средств арендодателя, поэтому учет этих расходов экономически не обоснован (письмо УФНС от 10.02.2006 г. № 20–12/11320).

Пользование автостоянкой является, по существу, арендой, расходы на нее согласно подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ можно учесть как арендные платежи.

Организации следует надлежащим образом в письменной форме оформить договор с организацией, содержащей автостоянку, с формулировкой «За услуги по содержанию автомобиля № ____________________ на автостоянке организации „____________________“». Кроме того, она должна подтвердить необходимость содержания автотранспорта, в том числе арендованного, на платной стоянке (например, по причине отсутствия у него собственного гаража или стоянки).

В письме Минфина РФ от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404 сообщается, что расходы по оплате услуг автостоянки, подтвержденные квитанцией за парковку либо кассовым чеком, в целях налогообложения являются подтвержденными.

Если организация арендует автомобиль у физического лица, например, своего работника, то ей необходимо знать особенности обложения выплат для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС).

Арендная плата является доходом арендодателя – физического лица и подлежит налогообложению по ставке 13 %, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 02.10.2006 г. № 03-05-01-04/277 «О порядке налогообложения договоров аренды транспортного средства»). Организация в этой ситуации становится налоговым агентом, поэтому с данных выплат она обязана исчислить сумму НДФЛ, удержать ее и уплатить в бюджет.

Плата за аренду признается доходом сотрудника организации, полученным по договору гражданско-правового характера. Объектами обложения страховыми взносами на ОПС являются объекты обложения ЕСН, поэтому согласно п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения взносами. Таким объектом не признаются выплаты, осуществленные в рамках гражданско-правовых договоров, если они связаны с передачей имущества в пользование. Если организация арендует автомобиль, то физическое лицо не оказывает ей услуг по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства, а только передает имущество в пользование, поэтому арендная плата, начисленная арендодателю – физическому лицу, не признается объектом обложения страховыми взносами (письмо от 02.10.2006 г. № 03-05-01-04/277).